Insights

Работа с поставщиками 2019.

Октябрь 7, 2019 | Software

Поскольку кризис близок во многих отраслях (по крайней мере это прогнозируется на 2020 год, и видно что некоторые отрасли испытывают трудности уже с конца 2018 года), закупки являются одним из важных направлений, на котором многим компаниям прийдется сконцентрироваться.

Самое важное для средних и больших компаний еще в 2019 году

1. Управление рисками. Замороженные финансы необходимо уменьшить в связи с кризисом? Как быть с запасами товаров?
2. Концентрироваться необходимо на непрямых затратах, а также на «total landed costs» (полная стоимость, включая перевозку, складирование, и т.д.).
3. Эффективное управление изменениями, поскольку рынок и запросы будут еще больше меняться.
4. Необходимо наличие digital strategy. Без ускорения процессов и прозрачности — будет сложно успевать и конкурировать.
5. Системы с Искусственным интеллектом могут помочь легче решать вопросы с командой закупок.

1. Управление рисками. Замороженные финансы необходимо уменьшить в связи с кризисом? Как быть с запасами товаров?


В начале моей карьеры я принимал участие в проекте, который координировали консультанты. Цель была жесткое уменьшение запасов компании за короткий промежуток времени, поскольку ситуация на рынке в этой индустрии была критической. Консультанты делали свою работу согласно контракта — снижали запасы до согласованного уровня.

Ситуация после этого была в компании мягко говоря не совсем хорошей — клиенты все еще требовали свои продукты (естественно) и существенно меняли заказы. В то же время, поставщики не могли так быстро реагировать на изменения. Да и компания, в которой я работал не успевала вовремя производить то, что клиенты заказывали.

Итак, у нас были большие потери финансов в

— Использовании специального транспорта (меньше, быстрее, существенно дороже, меньше посылки, включая самолетом) от поставщиков
— Использовании специального транспорта (меньше, быстрее, существенно дороже, меньше посылки, включая самолетом) к клиентам
— Овертаймы (сверхурочная работа, двойная оплата)
— Стоимость качества «срочных продуктов» (качество страдало из-за спешки)

а также решение многих проблем с клиентами. Которые в результате решались, но с большими затратами.

Кризис менеджмент требует опыта и понимание «БОЛЬШОЙ КАРТИНЫ» (понимания взаимосвязи процессов, влияния на результаты).

Это снижение запасов должно было отразиться на связанных процессах также, с просмотром финансовых факторов для компании которые будут после снижения запасов (а именно специальный транспорт, овертаймы, качество, претензии клиентов, …). В то же время не забывая учитывать на «soft factors».
«Копирование» не срабатывает.

Уже сейчас, зная что такое кризисное время подходит (по крайне мере из прогнозов) — было б хорошо подготовиться. Подготовить команду, возможные сценарии, как эти сценарии воспринимать, какие решения существуют, какую информацию необходимо отслеживать.

Что важно?
— Оценка рисков
— Знание контрактных условий/правил и гибкости поставщиков
— Знание контрактных условий/правил с клиентами
— Сведение их, сравнение условий
— Подготовка детальных сценариев
— сценарии «Что делать с поставщиками»
— сценарии «Что делать с клиентами (отдельно по клиентам и по сценариям в разных ситуациях)»
— сценарии «Что делать по транспортным решениям (разные варианты, время доставок, стоимости)»
— сценарии «Как быть с расчетом мощностей (в случае производства)»
— сценарии «Как быть с планированием (в случае производства)»
— …
— Подготовить команду, обучить каждую команду каждый отдел этим сценариям.
— Отслеживать что происходит с клиентами, с ихними заказами в сравнении, статистикой, аналитикой — с отчетностью в компании тем, кто принимает решения.

Важно обрабатывать информацию на только с отделом заказов в данном случае. Конечно снижение запасов будет как-то сделано, в то же время другие затраты съедят все результаты снижения запасов, и по причине сервиса разозлят клиентов.

2. Фокус на непрямых затратах

Непрямые затраты в закупках:
— Транспорт
— Таможня
— Время доставки и гибкость поставщиков
— Переупаковка и дополнительные действия с товаром (зависит от оригинальной упаковки поставщика/в сравнении с необходимым количеством)
— Медленно двигающиеся запасы
— Мертвые запасы
— Отходы (например в случае если материал используется частично, размер больше чем нужно, остальное отрезается и выбрасывается, и т.п.)
— Персонал

Команда закупок сама с этим не справится, поскольку далеко не все процессы подконтрольны им.

3. Управление изменениями

В ситуациях это означает разные действия и подход.

В случае управления изменениями важным является процесс с соответствующим программным обеспечением, которое работает (или хотя бы получает информацию/имеет интерфейс) со всеми основными системами/программными продуктами компании. Существует огромное количество решений, но за 22 с лишним года я часто видел, что компании не в полной мере и не всегда детально прорабатывали требования к программному обеспечению.
Практически все отделы в компании должны быть задействованы в этом процессе, особенно потому что — довольно сложно сделать хорошее решение удовлетворив требования всех.
С другой стороны компании обычно имеют ограниченный ресурс времени персонала для таких задач (конечно — оплачивать постоянно большое количество персонала слишком затратно, и для таких задач необходим только определенный период ихней загрузки для осуждения возможных решений + внедрение). По причине ограниченных ресурсов для таких задач и проектов компании берут помощь извне, или внедрение и изменения обычно переходят в долгострои. Которые означают потери в конце концов, поскольку без хорошей и обновленной системы и процесса изменений — затраты идут не на внедрение, но на

— Материалы,
— Отходы,
— Перерасход,
— Мертвые товары,
и т.п…

Хорошая и эффективная система изменений может быть разработана только после детального аудита и понимания всех процессов и специфики каждого отдела в компании.
Важным является информационный поток. Это часто недооценивается, и команды тратят огромное количество времени на коммуникацию и поиск необходимой и правильной информации вместо самой работы.

4. Иметь свою digital strategy

Эксель…

Да. Невероятно, но все еще очень часто используется вместо систем/решений. Потому что легче и более гибок, не дорогой. Верно. Если не смотреть дальше.

Мы живем в цифровом веке. Много задач могут быть упрощены и автоматизированы. ИТ в наши дни может все. И должен обслуживать бизнес. Времена изменений заказов в меньшую сторону (кризис) можно использовать для развития и улучшений в компании. Кризис не вечен (он касается всех/большинства отраслей в данном случае. Конечно же стоит быть очень информированным по своей индустрии — что будет происходишь дальше: в средне и долгосрочной перспективе).

Оставшиеся вопросы:

— Что с возвратом инвестиций (Return On Invest -ROI)?
— Как компания может поддерживать созданное/внедренное решение и менять после внедрения (чтоб оставаться гибкими как «Эксель» когда изменения необходимы)?
— Нужно ли держать штат сотрудников для этого или работать попроектно с внешними?


Все эти вопросы должны решаться только с пониманием стратегии и что важно для бизнеса (стратегия, тактика, приоритеты, цели, ценности) и что именно по ИТ задачам необходимо. Отсюда и выстраивается Digital strategy.
Такая стратегия в наше время обязательна. В ином случае раньше или позже компания потеряет свои позиции:

— в скорости
— в стоимости
— в коммуникации
— в уровне сервиса
— в упреждении
и т.д.

5. Искусственный интеллект может помочь с упрощением процесса для отдела закупок.

Однозначно много вопросов может быт решено искусственным интеллектом. Но не стоит забывать, что нам необходимо предоставить процесс для этого.

Каждая компания отличается, находится на разных стадиях развития и располагает разной структурой и процессами.

  • Хорошо, но это всего лишь математика, которая может быть запрограммирована?

— Часть — да
— Полностью — пока нет

Что реально делать с искусственным интеллектом? Где его можно применять? Каковы рабочие примеры успешного применения?

Хорошие примеры работающих систем искуственного интеллекта, без лишнего маркетинга:

 

до скорой встречи

 

Виктор Микла
Экспертиза более 22 лет в международном
Supply Chain Management, IT, Operations